Tietosuojakäytäntö
SISÄLLYS:
- YLEISET MÄÄRÄYKSET
- KÄSITTELYN PERUSTEET
- KÄSITTELYN TARKOITUS, PERUSTE JA KESTO VERKKOKAUPASSA
- TIETOJEN VASTAANOTTAJAT
- PROFILOINTI VERKKOKAUPASSA
- REKISTERÖIDYN OIKEUDET
- EVÄSTEET JA ANALYTIIKKA
- LOPPUMÄÄRÄYKSET
1. YLEISET MÄÄRÄYKSET
1.1. Tämä tietosuojaseloste on luonteeltaan tiedottava eikä luo velvoitteita verkkokaupan Käyttäjille tai Asiakkaille. Siinä kerrotaan, miten Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja verkkokaupassa, mukaan lukien käsittelyn perusteet, tarkoitukset ja kesto, rekisteröidyn oikeudet sekä evästeiden ja analytiikkatyökalujen käyttö.
1.2. Verkkokaupan kautta kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä on PRZEMYSŁAW WARDZYŃSKI, joka harjoittaa liiketoimintaa nimellä VORTEX CONSULTING PRZEMYSŁAW DANIEL WARDZYŃSKI ja on merkitty Puolan elinkeinotoiminnan keskusrekisteriin (CEIDG), liike- ja postiosoite: ul. Paczkowska 42, 04-693 Varsova, Puola, NIP 5262261767, REGON 386084236, sähköposti: support@vortexvr.fi, puhelin: +48 516 530 153 – jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”, joka on samalla verkkokaupan Palveluntarjoaja ja Myyjä.
1.3. Henkilötietoja käsitellään sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) mukaisesti – jäljempänä ”GDPR”. Virallinen teksti: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
1.4. Verkkokaupan käyttö, ostokset mukaan lukien, on vapaaehtoista. Sama koskee henkilötietojen antamista kahdella poikkeuksella: (1) sopimuksen tekeminen Rekisterinpitäjän kanssa – jos Asiakas ei anna Kauppasopimuksen tai Sähköisiä palveluja koskevan sopimuksen tekemiseen ja täyttämiseen tarvittavia tietoja, sopimusta ei voida tehdä. Tarvittavat tiedot ilmoitetaan aina etukäteen verkkokaupassa ja myyntiehdoissa; (2) lakisääteiset velvoitteet – tietojen antaminen perustuu lakiin, joka velvoittaa Rekisterinpitäjän käsittelemään niitä (esim. vero- tai kirjanpitotarkoituksiin), ja ilman niitä Rekisterinpitäjä ei voi täyttää velvoitteitaan.
1.5. Rekisterinpitäjä suojaa rekisteröityjen etuja ja huolehtii erityisesti siitä, että tiedot: (1) käsitellään lainmukaisesti; (2) kerätään tiettyjä ja oikeutettuja tarkoituksia varten eikä niitä käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla; (3) ovat asiallisesti oikeita ja tarkoitukseen nähden asianmukaisia; (4) säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin kauan kuin on tarpeen; ja (5) käsitellään turvallisesti, mukaan lukien suojaus luvatonta tai lainvastaista käsittelyä sekä vahingossa tapahtuvaa häviämistä, tuhoutumista tai vahingoittumista vastaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin.
1.6. Ottaen huomioon käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitukset sekä rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat riskit Rekisterinpitäjä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen ja voidakseen osoittaa, että käsittely on GDPR:n mukaista. Toimenpiteitä tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa. Rekisterinpitäjä käyttää teknisiä keinoja estääkseen sähköisesti siirrettyjen tietojen päätymisen vääriin käsiin tai muuttamisen.
1.7. Isolla alkukirjaimella kirjoitetuilla termeillä (esim. Myyjä, Verkkokauppa, Sähköinen palvelu) on sama merkitys kuin verkkokaupan myyntiehdoissa.
2. KÄSITTELYN PERUSTEET
2.1. Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja, jos ja siinä määrin kuin vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy: (1) rekisteröity on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten; (2) käsittely on tarpeen rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; (3) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai (4) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi jos rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät ne, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.
2.2. Jokainen käsittely edellyttää vähintään yhtä kohdassa 2.1 mainituista perusteista. Kunkin tarkoituksen tarkka peruste mainitaan seuraavassa kohdassa.
3. KÄSITTELYN TARKOITUS, PERUSTE JA KESTO VERKKOKAUPASSA
3.1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, peruste, kesto ja vastaanottajat riippuvat siitä, mitä Asiakas tai Rekisterinpitäjä verkkokaupassa tekee. Jos Asiakas tekee ostoksen, hänen tietojaan käsitellään Kauppasopimuksen täyttämiseksi, ja ne luovutetaan Tuotteen toimittavalle kuljetusyhtiölle. Pelkän Uutiskirjeen tilaajan tietoja ei luovuteta kuljetusyhtiölle.
3.2. Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja verkkokaupassa seuraaviin tarkoituksiin, seuraavin perustein ja seuraavan ajan:
Käsittelyn tarkoitus |
Oikeusperuste |
Säilytysaika |
Kauppasopimuksen tai Sähköistä palvelua koskevan sopimuksen täyttäminen tai rekisteröidyn pyynnöstä toteutettavat sopimusta edeltävät toimet |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimuksen täytäntöönpano) |
Niin kauan kuin on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, irtisanomiseksi tai muuten päättämiseksi. |
Suoramarkkinointi |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu) – Rekisterinpitäjän etujen ja maineen turvaaminen sekä Tuotteiden myynti |
Niin kauan kuin oikeutettu etu on olemassa, kuitenkin enintään Rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvien saatavien vanhentumisajan (Puolan siviililain mukaan pääsääntöisesti kolme vuotta, Kauppasopimuksissa kaksi vuotta). Tietoja ei saa käsitellä suoramarkkinointiin, jos rekisteröity on vastustanut sitä. |
Markkinointi |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (suostumus) |
Kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa. |
Kirjanpito |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohta yhdessä Puolan kirjanpitolain (29.9.1994) 74 artiklan 2 kohdan kanssa (lakisääteinen velvoite) |
Lain edellyttämän ajan (5 vuotta tilikautta seuraavan vuoden alusta). |
Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu) |
Niin kauan kuin oikeutettu etu on olemassa, kuitenkin enintään Rekisterinpitäjään kohdistuvien vaatimusten vanhentumisajan (pääsääntöisesti kuusi vuotta). |
Verkkokaupan käyttö ja sen toimivuuden varmistaminen |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu) – verkkokaupan ylläpito |
Niin kauan kuin oikeutettu etu on olemassa, kuitenkin enintään Rekisterinpitäjän saatavien vanhentumisajan (pääsääntöisesti kolme vuotta, Kauppasopimuksissa kaksi vuotta). |
Tilastointi ja liikenteen analysointi |
GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu) – tilastot ja analyysit verkkokaupan kehittämiseksi ja myynnin lisäämiseksi |
Niin kauan kuin oikeutettu etu on olemassa, kuitenkin enintään Rekisterinpitäjän saatavien vanhentumisajan (pääsääntöisesti kolme vuotta, Kauppasopimuksissa kaksi vuotta). |
4. TIETOJEN VASTAANOTTAJAT
4.1. Verkkokaupan toiminta ja Kauppasopimusten täyttäminen edellyttävät ulkoisten palveluntarjoajien käyttöä (esim. verkkokauppa-alusta, varasto, kuljetusyhtiöt ja maksunvälittäjät). Rekisterinpitäjä käyttää vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka antavat riittävät takeet asianmukaisista teknisistä ja organisatorisista toimenpiteistä GDPR:n vaatimusten täyttämiseksi.
4.2. Henkilötietoja voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä varmistaa, että siirto tapahtuu maahan, jonka tietosuojan taso on GDPR:n mukaan riittävä, tai EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Rekisteröity voi saada jäljennöksen tiedoistaan. Tietoja siirretään vain siinä määrin kuin on tarpeen.
4.3. Tietoja ei luovuteta kaikissa tapauksissa eikä kaikille tässä mainituille vastaanottajille, vaan vain silloin, kun se on tarpeen kyseisen tarkoituksen kannalta. Esimerkiksi pelkän Uutiskirjeen tilaajan tietoja ei luovuteta kuljetusyhtiöille tai varastolle.
4.4. Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajille tai vastaanottajaryhmille:
- varasto ja kuljetusyhtiöt – Asiakkaan tiedot luovutetaan varastoa hoitavalle XBS Logisticsille (Błonie, Puola) ja Asiakkaan kassalla valitsemalle kuljetusyhtiölle (esim. DHL, PostNord, Bring) siinä määrin kuin on tarpeen Tuotteen lähettämiseksi ja toimittamiseksi.
- maksunvälittäjät – Asiakkaan tiedot luovutetaan valitun maksutavan välittäjälle: Shopify Payments (kortit, Apple Pay, Google Pay), PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. tai Klarna Bank AB (publ) siinä määrin kuin on tarpeen maksun käsittelemiseksi.
- luotonantajat – jos Asiakas valitsee osamaksun tai maksun myöhemmin Klarnalla, tiedot luovutetaan Klarna Bank AB:lle (publ) tarpeellisessa laajuudessa.
- teknisten, IT- ja organisatoristen ratkaisujen tarjoajat liiketoiminnan, verkkokaupan ja Sähköisten palvelujen ylläpitoon (erityisesti Shopify International Limited alustan tarjoajana sekä tilaustenhallinta-, sähköposti-, hosting- ja asiakaspalvelujärjestelmien tarjoajat) – vain tarpeen mukaan ja tarpeellisessa laajuudessa.
- kirjanpito-, laki- tai neuvontapalvelujen tarjoajat (erityisesti tilitoimisto, asianajotoimisto tai perintätoimisto) – vain tarpeen mukaan ja tarpeellisessa laajuudessa.
-
sosiaalisen median laajennusten, skriptien ja vastaavien työkalujen tarjoajat, joiden avulla kävijän selain lataa sisältöä ja välittää henkilötietoja näille tarjoajille, mukaan lukien:
- Meta Platforms Ireland Ltd. – verkkokaupassa käytetään Facebookin sosiaalisia laajennuksia (esim. Tykkää-, Jaa- tai Kirjaudu Facebookilla -painikkeita), joten verkkokaupan käyttäjän tietoja luovutetaan Meta Platforms Ireland Ltd:lle (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlanti) sen tietosuojakäytännön mukaisesti: https://www.facebook.com/privacy/policy/ (tiedot sisältävät esim. laitteen, vieraillut sivut, ostokset, näytetyt mainokset ja palvelujen käytön riippumatta siitä, onko henkilöllä Facebook-tiliä ja onko hän kirjautunut).
5. PROFILOINTI VERKKOKAUPASSA
5.1. GDPR velvoittaa Rekisterinpitäjän kertomaan automaattisesta päätöksenteosta, mukaan lukien 22 artiklan 1 ja 4 kohdassa tarkoitettu profilointi, ja ainakin näissä tapauksissa antamaan merkityksellistä tietoa käsittelyyn liittyvästä logiikasta sekä sen merkityksestä ja mahdollisista seurauksista rekisteröidylle. Nämä tiedot annetaan tässä kohdassa.
5.2. Rekisterinpitäjä voi käyttää profilointia suoramarkkinointiin, mutta sen perusteella tehdyt päätökset eivät koske Kauppasopimuksen tekemistä tai eväämistä eikä Sähköisten palvelujen käyttöä. Profilointi voi johtaa esimerkiksi alennukseen tai alennuskoodiin, muistutukseen keskeneräisestä ostoksesta, henkilön kiinnostuksen kohteisiin sopivaan Tuote-ehdotukseen tai vakiotarjousta parempiin ehtoihin. Henkilö päättää itse vapaasti, käyttääkö tarjousta.
5.3. Profilointi tarkoittaa henkilön käyttäytymisen automaattista analysointia tai ennustamista verkkokaupassa, esim. Tuotteen lisäämistä ostoskoriin, tuotesivun selaamista tai aiempien ostosten analysointia. Edellytyksenä on, että Rekisterinpitäjällä on henkilön tiedot, jotta se voi lähettää esimerkiksi alennuskoodin.
5.4. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
6. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
6.1. Oikeus tarkastaa, oikaista, rajoittaa ja poistaa tiedot sekä siirtää ne järjestelmästä toiseen – rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä pääsyä tietoihinsa, niiden oikaisemista, poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) tai käsittelyn rajoittamista, ja hänellä on oikeus vastustaa käsittelyä ja siirtää tietonsa. Tarkemmat edellytykset ovat GDPR:n 15–21 artiklassa.
6.2. Oikeus peruuttaa suostumus – jos käsittely perustuu suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohta), rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
6.3. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle – rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle GDPR:n mukaisesti. Rekisterinpitäjän johtava valvontaviranomainen on Puolan tietosuojaviranomainen (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varsova). Suomessa asuva voi tehdä valituksen myös tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
6.4. Vastustamisoikeus – rekisteröity voi milloin tahansa erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan e tai f alakohtaan perustuvaa käsittelyä, mukaan lukien näihin säännöksiin perustuva profilointi. Tällöin Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä tietoja, ellei se osoita, että käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai että käsittely on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
6.5. Oikeus vastustaa suoramarkkinointia – jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa tällaista käsittelyä, mukaan lukien suoramarkkinointiin liittyvä profilointi.
6.6. Tässä kohdassa mainittujen oikeuksien käyttämiseksi Rekisterinpitäjään voi ottaa yhteyttä kirjeitse tai sähköpostitse tietosuojaselosteen alussa mainittuun osoitteeseen tai verkkokaupan yhteydenottolomakkeella.
7. EVÄSTEET JA ANALYTIIKKA
7.1. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka palvelin lähettää ja jotka tallennetaan verkkokaupassa vierailevan laitteelle (esim. tietokoneen kiintolevylle tai älypuhelimen muistiin). Lisätietoja on esimerkiksi täällä: https://fi.wikipedia.org/wiki/Ev%C3%A4ste.
7.2. Verkkokaupan käyttämät evästeet voidaan jakaa seuraavasti:
|
Tarjoajan mukaan: 1) omat (verkkokaupan luomat) ja 2) kolmansien osapuolten (muiden kuin Rekisterinpitäjän) |
Säilytysajan mukaan: 1) istuntoevästeet (säilyvät, kunnes kirjaudut ulos verkkokaupasta tai suljet selaimen) ja 2) pysyvät evästeet (säilyvät tiedostossa määritellyn ajan tai kunnes ne poistetaan) |
Tarkoituksen mukaan: 1) välttämättömät (verkkokaupan toimivuuden varmistamiseksi), 2) toiminnalliset/asetusevästeet (verkkokaupan mukauttamiseksi kävijän asetuksiin), 3) analytiikka- ja suorituskykyevästeet (tietoa verkkokaupan käytöstä), 4) markkinointi-, mainos- ja sosiaalisen median evästeet (tietoa kävijästä mainosten näyttämistä, kohdentamista ja tehokkuuden mittaamista sekä muuta markkinointia varten, myös muilla sivustoilla, kuten sosiaalisessa mediassa tai saman mainosverkoston sivustoilla) |
7.3. Rekisterinpitäjä voi käsitellä evästeiden tietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- kirjautuneiden Asiakkaiden tunnistaminen ja kirjautumistilan näyttäminen (välttämättömät);
- ostoskoriin lisättyjen Tuotteiden muistaminen Tilauksen tekemistä varten (välttämättömät);
- täytettyjen Tilauslomakkeiden, kyselyjen tai kirjautumistietojen muistaminen (välttämättömät ja/tai toiminnalliset);
- sisällön mukauttaminen Asiakkaan asetuksiin (esim. kieli, valuutta, sivun asettelu) ja verkkokaupan käytön optimointi (toiminnalliset/asetusevästeet);
- anonyymien tilastojen kerääminen verkkokaupan käytöstä (analytiikka- ja suorituskykyevästeet);
- mainosten näyttäminen, näyttökertojen rajoittaminen, tehokkuuden mittaaminen ja kohdentaminen kävijöiden käyttäytymisen perusteella (esim. toistuvat käynnit tietyillä sivuilla), myös Google Ireland Ltd:n ja Meta Platforms Ireland Ltd:n mainosverkostojen muilla sivustoilla (markkinointi-, mainos- ja sosiaalisen median evästeet).
7.4. Ensimmäisellä käynnillä näytetään evästebanneri, jossa kävijä voi hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet. Analytiikka- ja markkinointievästeitä käytetään vain suostumuksen jälkeen, ja suostumuksen voi milloin tahansa muuttaa tai peruuttaa verkkokaupan evästeasetuksista.
7.5. Yleisimmissä selaimissa voit tarkistaa, mitä evästeitä verkkokauppa lähettää: Chromessa, Edgessä ja Operassa napsauttamalla osoitekentän vasemmalla puolella olevaa kuvaketta ja valitsemalla ”Evästeet ja sivustotiedot”; Firefoxissa napsauttamalla osoitekentän kilpi- tai lukkokuvaketta; Safarissa kohdasta Asetukset, välilehti ”Yksityisyys” ja ”Hallitse verkkosivustojen tietoja”.
7.6. Useimmat selaimet hyväksyvät evästeet oletuksena. Voit määrittää evästeiden käytön selaimen asetuksissa, esim. rajoittaa ne tai poistaa ne kokonaan käytöstä. Jälkimmäisessä tapauksessa osa verkkokaupan toiminnoista voi lakata toimimasta (esim. Tuotteet eivät säily ostoskorissa tilauksen eri vaiheissa). Ohjeet evästeiden hallintaan ja poistamiseen löytyvät selaimen ohjesivuilta:
7.7. Rekisterinpitäjä voi käyttää Google Analytics 4 -palvelua, jonka tarjoaa Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanti), verkkokaupan tilastointiin ja liikenteen analysointiin. Tietoja käsitellään koostettujen tilastojen tuottamiseksi verkkokaupan hallinnointia ja analysointia varten. Kerättyjä tietoja ovat esimerkiksi kävijöiden lähde, käyttäytyminen verkkokaupassa, laitteet ja selaimet, likimääräinen sijainti, demografiset tiedot (ikä, sukupuoli) ja kiinnostuksen kohteet. Google Analytics 4 ei tallenna täydellisiä IP-osoitteita.
7.8. Voit helposti estää toimintaasi koskevien tietojen välittymisen Google Analyticsiin esim. hylkäämällä analytiikkaevästeet evästebannerissa tai asentamalla Google Ireland Ltd:n selainlaajennuksen: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fi.
7.9. Täydelliset tiedot siitä, miten Google Ireland Ltd. käsittelee kävijöiden tietoja (mukaan lukien evästeisiin tallennetut tiedot), löytyvät Googlen tietosuojakäytännöstä: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.
7.10. Rekisterinpitäjä voi käyttää Meta Pixel -palvelua, jonka tarjoaa Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlanti). Palvelu auttaa mittaamaan mainosten tehokkuutta, seuraamaan kävijöiden toimintaa verkkokaupassa ja näyttämään heille kohdennettuja mainoksia. Lisätietoja: https://www.facebook.com/business/help/742478679120153.
7.11. Voit hallita Meta Pixelin toimintaa Facebook-tilisi mainosasetuksissa: https://www.facebook.com/adpreferences/.
8. LOPPUMÄÄRÄYKSET
8.1. Verkkokaupassa voi olla linkkejä muille sivustoille. Suosittelemme tutustumaan niiden tietosuojaselosteisiin. Tämä tietosuojaseloste koskee vain Rekisterinpitäjän verkkokauppaa.
